KYC berör varje ny kundrelation och varje befintlig affärsrelation i en bank, ett kreditmarknadsbolag eller ett betalinstitut. Det gör funktionen till en av få delar av regelefterlevnaden som samtidigt är volymdriven och riskbaserad, och det är också därför bemanningen sällan är okomplicerad.
Kundkännedom, den svenska termen för Know Your Customer, utförs av flera roller med olika tyngdpunkt. Vissa arbetar i ärendeflödet, andra bygger ramverket som flödet vilar på. Skillnaden mellan dem avgör vilken profil som faktiskt löser behovet.
Arbetet spänner från det första mötet med en kund till den löpande uppföljningen flera år senare. Omfattningen varierar med verksamhetens tillstånd, kundstockens sammansättning och riskaptit, men grunddelarna återkommer.
Kundidentifiering – kontroll och verifiering av identitet vid onboarding, för både fysiska och juridiska personer.
Verklig huvudman – kartläggning av ägar- och kontrollstrukturer i bolagskunder, ofta det mest tidskrävande momentet vid komplexa strukturer.
Riskklassificering – bedömning av varje kundrelation utifrån geografi, produkt, bransch och kundens förväntade beteende.
PEP- och sanktionsscreening – kontroll mot listor vid onboarding och löpande under affärsrelationen.
Löpande uppföljning – uppdatering av kunduppgifter och omprövning av riskklass när förhållandena ändras.
Transaktionsmonitorering – granskning av avvikelser mot förväntat beteende, i praktiken den punkt där KYC möter övrigt arbete inom financial crime prevention.
Sammantaget bygger delarna en kedja där svagheter i ett led får konsekvenser längre fram. En bristfällig riskklassificering vid onboarding ger fel förväntansbild i monitoreringen, vilket i sin tur ger larm som inte kan bedömas.
Ingen enskild titel äger kundkännedomsarbetet. Funktionen bemannas av en uppsättning roller som överlappar varandra, och gränsdragningen ser olika ut mellan ett fintechbolag med tio anställda och en storbank.
KYC-analytiker – arbetar i ärendeflödet med utredning, dokumentation och bedömning av enskilda kundrelationer. Rollen ligger nära den bredare AML-analytikern, och i mindre organisationer är det samma person.
KYC-specialist – tar de svårare ärendena, komplexa ägarstrukturer och gränsdragningsfrågor, och fungerar ofta som stöd åt analytikerna.
Teamledare eller KYC-ansvarig – ansvarar för produktion, kvalitet och kompetensförsörjning i teamet, med rapportering uppåt i organisationen.
Ramverksägare – utformar styrdokument, rutiner och riskbedömningsmodell. Ligger närmare compliancefunktionen än handläggningen.
Centralt funktionsansvarig – det samlade ansvaret för penningtvättsregelverket, en roll som beskrivs närmare på sidan om MLRO.
Vid rekrytering är det värt att avgöra tidigt vilken av de här rollerna behovet faktiskt handlar om. Ett team som behöver kapacitet i ärendeflödet och ett team som behöver någon som kan skriva om riskbedömningsmodellen söker två helt olika personer, även om båda annonseras som KYC.
Behovet uppstår sällan gradvis. Det utlöses av en händelse, och tidsfönstret är då ofta bestämt av någon annan än verksamheten själv.
Tillsynsärende eller extern granskning – när Finansinspektionen eller en extern granskare pekar på brister behöver åtgärderna dokumenteras och genomföras inom en given tidsram.
Remediering av befintlig kundstock – när kunduppgifter behöver uppdateras i stor volym krävs kapacitet som den ordinarie organisationen inte har.
Nytt tillstånd eller ny produkt – utökad verksamhet ändrar riskbilden och ställer nya krav på hur kundkännedomen utformas.
Systeminförande – byte av monitorerings- eller screeningsystem kräver personer som förstår både regelverket och datan.
Snabb tillväxt i kundvolym – onboardingflödet blir en flaskhals långt innan någon hinner rekrytera för det.
Uppbyggnad av funktion – en verksamhet som växer ur ett par personers samlade ansvar behöver någon som kan bygga struktur, inte bara hantera ärenden.
För de behov som är tidsavgränsade eller ska överbryggas medan rekryteringen pågår finns möjligheten att förstärka på konsultbasis inom financial crime prevention, eller att ta in en AML-specialist för uppdrag.
Marknaden har gott om personer som kan handlägga KYC-ärenden. Det som är svårare att hitta är den som kan avgöra varför ärendena ska handläggas på ett visst sätt.
Den skillnaden märks tydligast när något ska förändras. Att bedöma en komplex ägarstruktur mot gällande rutin är en sak. Att avgöra om rutinen är rätt utformad för verksamhetens riskbild är en annan, och den kompetensen sitter oftare hos personer som arbetat både operativt och med ramverksfrågor.
Två egenskaper återkommer i de kravprofiler som är svårast att matcha. Den ena är förmågan att arbeta datanära, eftersom riskklassificering och monitorering i praktiken är arbete med kundinformation i system. Den andra är att kunna föra dialogen både med affärssidan som vill onboarda kunden och med tillsynsmyndigheten som ifrågasätter hur det gick till.
Vad skiljer KYC från AML? Kundkännedom är en del av det bredare arbetet mot penningtvätt. KYC handlar om att känna kunden, AML omfattar därutöver bland annat monitorering, utredning, rapportering och det samlade regelefterlevnadsarbetet. I mindre organisationer ligger allt i samma funktion.
Behöver en KYC-analytiker juridisk bakgrund? Nej. Bakgrunderna varierar och många kommer från ekonomi, statsvetenskap eller från operativa roller i bank. Det som väger tyngst är utredningsförmåga och noggrannhet i dokumentationen.
Vad skiljer en KYC-specialist från en analytiker? Specialisten tar de ärenden som kräver bedömning snarare än handläggning och fungerar som stöd i gränsdragningsfrågor. Gränsen mellan titlarna sätts av respektive verksamhet och är inte standardiserad.
Går det att rekrytera KYC-kompetens utanför finanssektorn? Det förekommer, framför allt från spelbolag, revision och andra verksamheter som omfattas av penningtvättsregelverket. Överföringen fungerar bäst för handläggande roller och sämre när kravet är kunskap om bankspecifika produkter och tillsynsdialog.
Blaq arbetar uteslutande mot bank, finans och försäkring, och kundkännedom är ett av de områden där vi har djupast nätverk. Vi matchar kandidater efter var i funktionen behovet ligger, från handläggning och utredning till ramverk och funktionsansvar.
Joel Robling som ansvarar för Specialist Search driver processen från behovsanalys till tillsättning, med en strukturerad och searchdriven metod där kandidater identifieras aktivt i marknaden.
Joel Robling, Head of Specialist Search 070-764 58 18
