Fondadministratörer finns i fondbolag, hos kapitalförvaltare och hos de aktörer som sköter fondadministration på uppdrag av andra. Arbetet ligger i den dagliga driften: värdering och avstämning av fondernas innehav, hantering av andelsägarnas transaktioner och den rapportering som fondverksamheten löpande genererar.
Innehållet varierar med bolagets storlek och med hur mycket som ligger hos förvaringsinstitut eller extern administratör. Några delar återkommer oavsett upplägg.
Värdering och avstämning – fondernas innehav och värden stäms av mot motparter och underlag i den takt verksamheten kräver.
Andelsägarhantering – teckningar, inlösen och registerföring av andelsägarnas innehav.
Transaktionshantering – avveckling av affärer och uppföljning av poster som inte gått igenom som avsett.
Rapportering – underlag till fondbolagets egen uppföljning samt till den externa rapportering verksamheten omfattas av.
Systemförvaltning i praktiken – rollen arbetar nära de system där fonddata hanteras, och systemvanan är ofta det som avgör hur snabbt någon blir självgående.
Kompetensen gränsar till back office-funktionen i bredare mening, men fondadministration har en egen begreppsvärld och egna motparter som gör att erfarenhet från betalflöden eller värdepappershantering i bank inte automatiskt är överförbar.
Fondbolag och kapitalförvaltare är de vanligaste arbetsgivarna, men funktionen finns också hos försäkringsbolag och pensionsförvaltare med egen fondverksamhet samt hos de bolag som levererar fondadministration som tjänst.
Uppdelningen påverkar rollens innehåll mer än titeln antyder. I ett mindre fondbolag kan samma person hantera hela kedjan från avstämning till rapportering, medan större organisationer delar upp arbetet i specialiserade funktioner. En kandidat som byggt sin erfarenhet i den ena miljön behöver inte fungera i den andra, vilket är värt att klargöra tidigt i en rekrytering.
Fondverksamhet står under Finansinspektionens tillsyn, och kraven på ordning och spårbarhet i administrationen följer av det. Rollen ligger därför nära arbetet med regulatorisk rapportering även när den inte formellt ansvarar för det.
Fondadministration är en löpande funktion, och behovet är i grunden permanent. Interimlösningar används framför allt när något tillfälligt förändrar belastningen.
Vid systembyten och migreringar behövs kapacitet som kan hålla den dagliga driften igång medan den ordinarie personalen är uppbunden i projektet. Detsamma gäller vid föräldraledigheter och vakanser i små team, där bortfallet av en person får omedelbar effekt eftersom arbetet inte kan skjutas upp.
När en fondverksamhet byggs upp eller flyttas in från extern administratör ser behovet annorlunda ut. Där handlar det om erfarenhet av att sätta strukturen, inte om att avlasta en befintlig, och det ligger närmare den kompetens som finns hos en interim asset manager eller motsvarande profil.
Blaq Specialist Search rekryterar till fond, kapitalförvaltning och försäkring i Stockholm. Vi arbetar med ett avgränsat urval av kandidater där systemvana och erfarenhet från rätt typ av fondverksamhet vägs mot den miljö rollen ska fungera i.
Joel Robling som ansvarar för Specialist Search driver processen från behovsanalys till tillsättning.
Joel Robling Head of Specialist Search 070-764 58 18
